herb BIP - Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej

www.wiih.pomorzezachodnie.pl

Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych

W poszczególnych wydziałach Inspektoratu obowiązuje bezdziennikowysystem kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowymwykazie akt.Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową niezależną od struktury organizacyjnej Inspektoratu, klasyfikację akt w toku działalności Inspektoratu. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Inspektoratu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami. Wykaz ten służy do oznaczenia, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Akta wyróżniane są symboliką literową poszczególnych wydziałów i liczbami stanowiącymi oznaczenia tematów rzeczowych i numerami poszczególnych pism. Spis spraw i segregatory zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Po zakończeniu roku spisy spraw są odkładane do właściwych teczek, założonych wg jednolitego rzeczowego wykazu akt. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza się do akt sprawy w porządku chronologicznym.

Znak sprawy zawiera:

1. symbol literowy komórki organizacyjnej,
2. symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
3. liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
4. cztery cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.

W Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Szczecinie prowadzone są również:

- rejestr skarg i wniosków,
- rejestr decyzji
- rejestr informacji publicznych,
- rejestr wydawanych upoważnień.

Akta poszczególnych spraw przechowywane są w ciągu roku kalendarzowego w poszczególnych wydziałach – przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.

Akta spraw ostatecznie załatwionych są przekazywane do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego.

Akta spraw ostatecznie zakończonych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum, można wypożyczyć na tak długo, jak długo są one potrzebne.

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Mariola Cieśla 02-04-2007 11:49
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: 01-01-2014
Ostatnia aktualizacja: Tomasz Wilkosz 15-04-2014 10:28